2007

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秘書應具備的電話禮儀













秘書應具備的電話禮儀 如果你用了一個新秘書，應教你的秘書有一個良好的電話禮儀，並逐漸把所有要領灌輸給她。 　 首先是讓她不要過多地參與你的??，使你幾乎不能直接和來電人聯繫。為此，作為她的老闆，你至少應該給她提供如下的名單： 　　 　　你的至親的人——家人、朋友、醫生、老師…那些可以立刻與你取得聯繫的人。接到這類電話，秘書會說：“我知道老闆很想立即與你通話。” 你的重要客戶——如果你有時間就和他們通話。如果暫時沒有時間，秘書應說：“我知道老闆很想接你的電話，他現在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的。” 你不想接聽電話的人——接到這類電話，秘書則說：“我很抱歉，老闆目前仍在開會，他沒有時間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信，然後寄到辦公室來。” 同時要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續時間長一點，讓他告訴來電的人你會在幾分鐘之內回電給他！然後務必要做到。 此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉給其他的人。換句話說，讓她多瞭解公司，什麼人是負責什麼事的，以便當你不在的時候，她可以知道將電話
轉給其他也有能力解決此類問題的人。